سامانه اختصاصی
اتوماسیون سازمانی
فرایندهای پراکنده را به یک سیستم قابل کنترل تبدیل کنید
طراحی سامانه برای مدیریت درخواستها، تاییدها، وظایف، کاربران، اسناد و گزارشهای مدیریتی؛ متناسب با روند واقعی سازمان و بدون اجبار به تغییر کامل روش کار در روز اول.
درخواست
تایید
گزارش
مسئلهای که اتوماسیون حل میکند
وقتی کارها بین فایل، پیام، تماس و افراد پخش شدهاند
اتوماسیون زمانی ارزشمند است که اطلاعات و تصمیمها قابل پیگیری شوند و هر مرحله مسئول، وضعیت و خروجی مشخص داشته باشد.
اطلاعات پراکنده
فایلها و سوابق در چند محل نگهداری میشوند و نسخه نهایی مشخص نیست.
تاخیر در تایید
درخواستها بین افراد میمانند و وضعیت بعدی برای متقاضی روشن نیست.
وابستگی به افراد
بخشی از فرایند فقط در ذهن افراد است و با جابهجایی نیرو اختلال ایجاد میشود.
گزارش دیرهنگام
برای یک گزارش ساده باید اطلاعات از چند نفر و چند فایل جمعآوری شود.
ساختار سیستم
هر فرایند به مراحل، نقشها و قوانین قابل مدیریت تبدیل میشود
سامانه بر اساس واقعیت سازمان طراحی میشود؛ نه صرفاً یک فرم آنلاین. ورودی، گردش کار، سطح دسترسی، تایید، اعلان و گزارش باید از ابتدا مشخص باشند.
۰۱
ورودی
فرم، درخواست، پرونده یا ثبت داخلی
۰۲
گردش کار
تخصیص، بررسی، تایید و ارجاع
۰۳
کنترل
سطح دسترسی، زمان و وضعیت
۰۴
خروجی
گزارش، فایل، اعلان یا اتصال
ماژولهای قابل ترکیب
فقط امکاناتی که فرایند شما نیاز دارد
فرم و پرونده
ثبت درخواست، پرونده، پیوست و اطلاعات ساختاریافته.
گردش کار
ارجاع مرحلهای، تایید، رد، بازگشت و شرطهای فرایندی.
کاربران و نقشها
نقش سازمانی، دسترسی به اطلاعات و کنترل اقدامها.
اعلان و یادآوری
یادآوری کارهای معوق، تغییر وضعیت و رویدادهای مهم.
داشبورد و KPI
نمای مدیریتی از حجم کار، زمان پاسخ و وضعیت فرایندها.
اتصال به سیستمها
بررسی API، ورود داده و اتصال به سامانههای موجود سازمان.
کنترل و امنیت
شفافیت بیشتر بدون بازکردن دسترسی غیرضروری
هر کاربر فقط اطلاعات و اقدامهای مرتبط با نقش خود را میبیند و سابقه تغییرات میتواند برای پیگیری مدیریتی حفظ شود.
سطح دسترسی
دسترسی بر اساس نقش، واحد یا نوع پرونده.
سابقه عملیات
ثبت زمان و اقدامهای مهم برای پیگیری.
ساختار داده
اطلاعات قابل جستوجو، فیلتر و گزارشگیری.
توسعه مرحلهای
شروع از فرایندهای مهم و اضافهشدن ماژولها.
مدلسازی فرایند
وضعیت فعلی، نقشها و استثناها ثبت میشوند.
گام اولطراحی سامانه
صفحات، گردش کار، دسترسی و گزارش تعریف میشوند.
گام دومپیادهسازی
هسته سامانه اجرا و با سناریوهای واقعی بررسی میشود.
گام سومراهاندازی و توسعه
استفاده واقعی شروع و بهبودهای بعدی اولویتبندی میشوند.
گام چهارمنمونهکارها
منتخبی از پروژههای کاسپین وب
سامانه اختصاصی
دایرکتوری وبلاتیس
سامانه اختصاصی
پلتفرم ملی یارطبیعت
وب سایت
وب سایت و اکادمی موسسه راه روشن
سامانه اختصاصی
پلتفرم کلابیوم ایران
وب سایت
شهر هوشمند لایت اسکای
سوالات متداول
سوالات متداول درباره اتوماسیون سازمانی
پاسخ به سوالهای مهم درباره طراحی سامانه و دیجیتالسازی فرایندهای داخلی.
در سامانه اختصاصی، گردش کار و نقشها بر اساس فرایند واقعی سازمان طراحی میشوند. اگر محصول آماده پاسخگو باشد، ابتدا همان گزینه بررسی میشود تا هزینه و زمان غیرضروری ایجاد نشود.
خیر. اجرای مرحلهای معمولاً منطقیتر است؛ ابتدا فرایندهای پرتکرار یا پرریسک انتخاب میشوند و سپس ماژولهای دیگر اضافه میشوند.
بله. سطح دسترسی میتواند بر اساس نقش، واحد سازمانی، نوع پرونده یا مرحله فرایند تنظیم شود.
در صورت وجود API، فایل خروجی استاندارد یا روش اتصال مناسب، امکان یکپارچهسازی بررسی میشود.
شرح فرایند فعلی، نقش کاربران، تعداد تقریبی کاربران، ورودیها، خروجیها و گزارشهای مورد انتظار برای شروع تحلیل کافی است.
از یک فرایند مهم شروع کنید
درخواست جلسه تحلیلفرایندهای سازمان را قابل پیگیری و قابل اندازهگیری کنید
یک فرایند واقعی را با ما مرور کنید تا ساختار مناسب برای دیجیتالسازی آن مشخص شود.